Ghid: ce să întrebi un freelancer/agenție pentru promovare cabinet

Alegerea agenției greșite costă cabinetului 30.000-150.000 lei într-un an: buget risipit + lipsa rezultatelor + tranzitia la următoarea agenție. Cabinetele care fac due diligence corect economisesc această risipă.

În acest ghid: 15 întrebări esențiale, criterii de evaluare, semnale de alarmă și template de comparație între opțiuni.

Cele 15 întrebări esențiale

1-3: Experiență și conformitate

Întrebare: "Câte cabinete dentare/medicale gestionați activ acum? Pot vorbi cu 1-2 manageri?"

Răspuns bun: "Avem 5-8 cabinete dentare active, vă pot conecta cu 2 manageri pentru referințe."

Răspuns slab: "Avem experiență în multe industrii." (generalist) sau "E primul nostru proiect dentar." (zero experiență healthcare).

Întrebare: "Cunoașteți reglementările CMSR? Dați 3 exemple de practici interzise."

Răspuns bun: "Da — interzis: superlative ('cel mai bun'), comparații directe cu alte cabinete, before/after fără disclaimer + acord scris, stimulente pentru recenzii. Sancțiuni 5.000-50.000 lei."

Răspuns slab: Necunoaște sau dă răspunsuri vagi.

4-6: Tracking + KPI + raportare

Întrebare: "Ce setup de tracking includeți în onboarding?"

Răspuns bun: "GA4 cu evenimente custom, Meta Pixel + Conversions API, call tracking cu numere unice per canal, dashboard live (Looker, Databox). Setup-ul durează 2-3 săptămâni."

Răspuns slab: "Folosim Meta Ads Manager standard." (insuficient pentru atribuire corectă)

Întrebare: "Care sunt KPI-urile concrete propuse pentru primele 3 luni?"

Răspuns bun: "Luna 1: setup + baseline. Luna 2: 15-25 lead-uri/lună la CPL sub 250 lei. Luna 3: scaling la 30+ lead-uri/lună, primele atribuiri tratamente plătite."

Răspuns slab: "Vom crește vizibilitatea." sau "Mai mulți pacienți." (generic, nemăsurabil)

7-9: Contract + cost + buget

Întrebare: "Care e durata minimă a contractului și termenii de reziliere?"

Răspuns bun: "Recomandare 6 luni minim pentru rezultate, dar reziliere cu 30 zile preaviz, fără penalty-uri."

Răspuns slab: "Contract minim 12 luni cu penalty 50% pentru reziliere anticipată." (alarmă majoră)

Întrebare: "Care e costul total lunar — incluse tools, raportare, management?"

Răspuns bun: "1.800 lei/lună management + tools incluse (GA4, dashboard, call tracking). Bugetul media e separat, plătit direct de tine la Meta/Google."

Răspuns slab: "1.500 lei management + tools la cost separat." (descoperi 800 lei tools în luna 2) sau "Comision 15% din buget." (incentivează agenția să scaleze fără justificare)

10-12: Echipa + comunicare + strategie

Întrebare: "Cine va gestiona concret contul meu — junior sau senior? Pot vorbi cu el/ea?"

Răspuns bun: "Account manager cu 4 ani experiență healthcare + specialist Meta Ads cu certificare. Da, pot face un call înainte semnare contract."

Răspuns slab: "Vă alocăm un specialist." (vag — probabil junior) sau refuz întâlnire pre-contract.

Întrebare: "Care e strategia inițială propusă pentru clinică pe baza informațiilor pe care vi le-am dat?"

Răspuns bun: Strategie specifică cu canale, audience, buget distribuit, timeline.

Răspuns slab: "Vom face Meta + Google + SEO." (template, fără particularizare)

13-15: Etică + reziliere + garanții

Întrebare: "Care e politica voastră pentru obținerea recenziilor și pentru postări before/after?"

Răspuns bun: "Recenzii: SMS automat post-programare cu link direct, fără stimulente. Before/after: doar cu acord scris explicit + disclaimer obligatoriu pe imagine."

Răspuns slab: "Folosim mecanisme de stimulare pentru recenzii." (interzis) sau "Postăm rezultate impressive fără disclaimer." (sancțiuni CMSR)

Întrebare: "Cum se predă contul la finalul colaborării?"

Răspuns bun: "Conturile sunt ale tale, le păstrezi. Documentăm tot setup-ul pentru predare. Acces complet la dashboard, evenimente, pixel."

Răspuns slab: "Conturile sunt pe agenție — la finalul colaborării le pierzi." (red flag major — pierdere asset)

Întrebare: "Ce garanții oferiți?"

Răspuns bun: "Garantăm setup-ul corect (tracking, audience, structură campanii) în primele 4-6 săptămâni. Performance depinde de execuție + buget + factor extern, dar țintă realistă bazată pe industria voastră."

Răspuns slab: "Garantăm 50 lead-uri/lună sau bani înapoi." (suspect — agențiile etice nu garantează rezultate specifice fără audit detaliat)

Semnale de alarmă majore

Template de comparație

Pași concreți:

1. Identifică 5-7 agenții/freelanceri prin Google "agenție marketing dentar [oraș]" + recomandări
2. Filtru inițial: verifică portofoliu (au cabinete dentare?), recenzii Google (4.5+, peste 20 recenzii)
3. Trimite RFP simplu cu detaliile cabinetului tău + cele 15 întrebări
4. Shortlist 3-5 pe baza răspunsurilor scrise
5. Call-uri 30-45 min cu fiecare din shortlist
6. Verifică referințe — sună 1-2 manageri de cabinete deja clienți
7. Compară pe baza: experiență, transparență, strategie propusă, cost total, fit personal
8. Decide — cea mai ieftină nu e mereu cea mai bună; cea cu strategie clară + experiență healthcare bate.

Plan concret pentru due diligence

Săptămâna 1 — research (cost: 0)

• Google + recomandări → 5-7 agenții
• Verificare portofoliu și recenzii
• Filtru: minim 3 cabinete dentare în portofoliu

Săptămâna 2 — RFP + răspunsuri (cost: 0)

• Trimiți cele 15 întrebări scrisă
• Aștepți răspunsuri 5-7 zile
• Shortlist 3-5 agenții pe baza răspunsurilor

Săptămâna 3 — call-uri + referințe (cost: 0)

• Call 30-45 min cu fiecare
• Verifică referințe (2 manageri pentru fiecare)
• Cere strategii scrise specifice

Săptămâna 4 — decizie + onboarding (cost: deja în buget marketing)

• Comparație finală, decizie
• Semnare contract cu termeni clari
• Onboarding 2-4 săptămâni

Investiție timp total: 8-15 ore. Economiseste tipic 30.000-150.000 lei în primul an comparativ cu alegerea unei agenții greșite.

Întrebări frecvente